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Administração da pequena empresa: o que você precisa saber

Administração da pequena empresa: o que você precisa saber

Autor: Romeu Gomes
Em: 05-10-2024 17:45
Tempo de Leitura: 6 min

A tarefa de Administrar uma Pequena Empresa pode ser desafiadora, pois nem sempre temos uma visão clara de todos os processos e práticas envolvidas, dos impactos técnicos e operacionais que nossas decisão podem impactar. Neste artigo, vamos apresentar alguns aspectos administrativos e pontos de atenção, para tornar a vida de um novo empreendedor mais fácil.

O Que é uma Pequena Empresa?

Por definição uma pequena empresa é aquela que tem menos de 15 funcionários, o que significa que a empresa tem um volume de negócios limitado e não possui o mesmo nível de recursos que as empresas maiores. No entanto, essa característica pode ser benéfica para a empresa, para os funcionários e para a sociedade em geral.
Pequenas empresas são o motor da economia em muitos países, inclusive o brasil, pois geram empregos e contribuem significativamente para a produção de bens e serviços. Só para se ter uma ideia, em 09/2024 são mais de 24,7 milhões de empresas ativas, das quais 19,7 são micro e pequenas empresas. O que representa cerca de 80% do total.
Este panorama explica porque o governo fomenta a pequena empresa, criando programas facilitadores de acesso a crédito com redução de juros e taxas, redução de impostos, facilidade de regulamentação e contratação de funcionários.

Qual o papel do Administrador ou Proprietário?

Com poucos recursos, o proprietário geralmente também é o administrador e tem como objetivo principal centralizar a gestão do negócio e garantir o funcionamento eficiente e seguro, o que inclui o gerenciamento financeiro (caixa), recursos humanos (funcionário), marketing (divulgação) e planejamento estratégico (crescimento), além de garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis, como emissão de documentos fiscais (notas, escrituração contábil, documentação e registro dos funcionários), regulamentos de segurança e alvarás de funcionamento, inspeções técnicas entre outros, conforme seu ramo de atividade e exigências locais.
Uma administração eficaz garante o equilibro das operações da empresa, sendo o principal combustível para o crescimento e o sucesso desta no mercado. Os pontos de maior atenção, são o planejamento estratégico, gestão financeira, marketing vendas e estoques, gestão de mão de obra e pessoal, logística e operação, inovação e oportunidades. Vamos agora detalhar melhor cada um destes aspectos.

Gestão Financeira

A gestão financeira a parte fundamental para o sucesso e entender as receitas e despesas através dos relatórios financeiros e relatórios de vendas é o único caminho para manter o controle total das contas da empresa.
O primeiro relatório a ser analisado é o de Fluxo de Caixa, ele garante um monitoramento diário das receitas (vendas e serviços) e despesas (pagamentos, fornecedores, gastos, investimentos) permitindo planejar com antecedência as necessidades. Ao primeiro sinal de alerta, é hora de rever os gastos, ou melhorar as receitas.
Um bom planejamento orçamentário, deve ser realista, e sempre levar em consideração uma reserva emergencial. O Fluxo e o Planejamento devem ser acompanhados no dia a dia, e serem ajustados conforme o necessário. Uma estratégia para melhorar o panorama a curto prazo, é uma boa gestão de dívidas, fazendo busca por financiamentos e retirada de reservas que geralmente tem um custo mais baixo do que as dividas com funcionários, fornecedores e impostos.

Planejamento Estratégico

É uma parte de grande responsabilidade, nele o administrador vai definir as metas de vendas, metas de investimento publicitário, rotatividade de estoque, capital investido e retorno sobre investimento a curto e médio prazo, custos fixos gerais, custos diretos e indiretos.
Os relatórios importantes aqui, são o DRE (Relatório de Despesas e Receitas Executadas e Adquiridas) do ciclo anterior e dos ciclos futuros. Relatório de posição de estoque atual (e compras programadas) e custos diretos e indiretos sobre a venda. Relatório de curva ABC de vendas e de produtos.
O planejamento pode ser feito, prevendo uma politica de preços para produtos, entrada de produtos em promoção, campanhas promocionais, e outras ações que visam manter o andamento correto dos fluxos de caixa, e prever o crescimento e o rumo para o qual a empresa vai tomar, mediante os dados apresentados.
O Monitoramento do Mercado, e análise dos concorrentes, faz parte do seu planejamento, esteja atento às tendências de modas, economia local, às necessidades dos clientes e também às ações que estão sendo tomadas pela concorrência. Busque uma inovação contínua, novas ideias, produtos e serviços que agreguem valor.
Use a tecnologia como aliada, implemente ferramentas e softwares para a otimização de processos e geração de relatórios e acompanhamento diário dos principais indicadores como estoque, compras, vendas, contas a pagar e a receber, impostos, emissões e escrita fiscal entre outros.
A flexibilidade das pequenas empresas, permite a elas uma adaptação mais rápida as necessidades do mercado, e também para maiores oportunidades de testes afim de inovarem suas práticas comerciais. Além claro, de possibilitar uma comunicação mais direta com os clientes, e atender suas expectativas de modo eficaz.
Desenvolver um plano de negócios claro pode ajudar a alinhar os esforços da empresa com suas metas, um bom plano ajuda a alinhar recursos e esforços, promovendo uma visão clara do futuro. Alocar recursos de forma eficaz é crucial para garantir que cada membro da equipe esteja fazendo o que melhor serve ao negócio. Esse monitoramento regular pode ajudar a identificar áreas onde há espaço para melhoria e tomar medidas corretivas de forma rápida, sem gerar prejuízos e perdas.

Marketing e Vendas

Uma boa gestão de marketing é outro aspecto importante, é preciso gerenciar a estratégia de marketing e desenvolver planos para alcançar os objetivos da empresa. Isso inclui tarefas como análise de mercado, pesquisa de mercado e estratégias publicitárias.
Marketing eficaz, e conexão direta com o seu público-alvo. Entenda seus clientes ideais, suas necessidades e desejos, construa uma identidade de marca e um visual que transpareça uma mensagem clara e que reflita os ideais da empresa o do seus clientes.
Estratégias Digitais de campanhas de marketing e publicidade são uma parte determinante, plataformas online como redes sociais, site e loja online e marketing de conteúdo são algumas das ferramentas que podem ser utilizadas para alcançar seu público-alvo.
A tecnologia é uma parte fundamental da administração de pequenas empresas e saber utilizá-la como uma aliada é uma prática necessária para conhecer a fundo suas infraestruturas de ti, softwares e hardware.
Além disso, é importante que o administrador tenha uma política de uso de tecnologia para ajudar a garantir que a empresa esteja em funcionamento e acompanhe sempre as novas tendências de mercado.
O marketing eficaz é fundamental para atrair e reter os clientes. Isso envolve conhecer bem o público-alvo, para que a criação de estratégias promocionais e o uso de mídias digitais seja positivo. Além disso, uma abordagem focada em vendas é crucial para converter leads em clientes fiéis, garantindo a lucratividade do negócio.

O Valor das Pessoas

Reconhecer que o capital humano é um dos ativos mais valiosos de uma empresa. A gestão eficiente de recursos humanos inclui o recrutamento, o treinamento e retenção de talentos. Um ambiente de trabalho positivo e motivador aumenta a produtividade e a satisfação dos colaboradores, impactando diretamente nos resultados da empresa.
O administrador precisa saber gerenciar o pessoal, ter uma política de remuneração e benefícios, além de garantir os recursos para a execução segura do trabalho. Um bom gestor, sabe reconhecer as necessidades específicas de cada profissional, quais os almejos de cada um e sabe manter um bom relacionamento com todos os membros da equipe, além de ser um mediador de pequenos conflitos que possam ocorrer no dia a dia.
Saber determinar os limites do âmbito pessoal e profissional, é o ponto de equilíbrio. Do mesmo modo que a proximidade entre os gestores e os colaboradores é um fator positivo, pode se tornar um fator negativo se limites específicos não sejam estabelecidos e seguidos.
Construir uma Cultura Positiva, criando um ambiente de trabalho colaborativo, motivador e que valorize o bem-estar de todos, saber recrutar talentos qualificados e qualificar os existentes para execução dos trabalhos, de modo que todos estejam alinhados aos objetivos da empresa é um dos diferenciais para a perpetuidade da empresa.
Com uma equipe menor, as tarefas precisam ser distribuídas de forma eficiente para garantir que todas as responsabilidades sejam atendidas sem sobrecargas.

Atendimento a Leis e Obrigações

O responsável pela administração do negócio, também se envolve diretamente no cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis, e precisa certificar-se de que a empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações, incluindo aquelas relacionadas à segurança e saúde nos trabalhos.
Além de prejuízos financeiros, em alguns casos o descumprimento a algumas regulamentações pode impor em ações que envolvam o patrimonio pessoal dos sócios e mesmo sua liberdade como pessoa.
Ter uma boa assessoria fiscal, trabalhista e conhecimento profundo das implicações e riscos que envolvem a atividade que está sendo exercida e explorada é além de um importante diferencial, uma necessidade, portanto, invista na sua qualificação tanto no que tange as áreas administrativas, como também nas áreas técnicas e conhecimento sobre a atividade fim da empresa.

Continuidade do negócio

A continuidade do negócio é o resultado final esperado pelas empresas, e o empreendedor precisa garantir que a empresa esteja em funcionamento em um ambiente sempre mutante, podendo se perdurar e se adaptar às mudanças do mercado.
Isso inclui tarefas como gestão de riscos, análise de mercado e gerenciamento de mudanças.
A eficiência nas operações é vital para a entrega de produtos e serviços, o que envolve a gestão da cadeia de suprimentos, controle de estoques e otimização de processos. Melhorias contínuas nessa área podem reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente.
Avaliar tendências e o feedback dos clientes pode servir como guiar a empresa em direção a novas oportunidades. O ambiente competitivo intenso e dinâmico vivido entre as pequenas empresas faz com que seus administradores tenham que encontrar formas criativas para se destacar e atrair novos clientes.
Identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças ajudará a traçar estratégias eficazes, documentar o seu Plano de Negócios incluindo metas e objetivos alcançados, missão da empresa, valores pessoais e empresariais são partes fundamentais do sucesso.

Conclusão

Antes de tudo, defina o propósito da sua empresa e onde você quer chegar. Isso servirá como bússola para todas as suas decisões. Ter o controle de uma pequena empresa é um desafio, mas é também uma oportunidade única para aprender e crescer. Se você está iniciando sua carreira como empreendedor, é importante ter uma compreensão clara dos processos e das práticas envolvidas na administração dessa tipo de empresa.
Administrar uma pequena empresa é um processo contínuo de aprendizado, adaptação e busca por excelência, erros e sucessos. Buscar melhorar seu conhecimento sobre o assunto, mostra que você estará no caminho certo para alcançar o sucesso!

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